Operational Excellence: Pengertian, Cara Implementasi dan Alasan Penting Bagi Sebuah Bisnis
Bagi sebagian orang, istilah operational excellence mungkin merupakan sebuah istilah yang tak akrab di telinga. Istilah ini sendiri mulai terkenal secara luas pada dunia pelatihan kerja kurang lebih pada tahun 2007.
Mulai saat itu tema pelatihan atau training tentang operation of excellence pun menjadi banyak peminatnya. Semua lembaga konsultan pun beramai-ramai menyediakan topik bahasan tersebut pada layanannya.
Hal yang tak mengherankan, karena tema ini memang sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan yang berada pada jenis usaha operasi. Agar lebih gamblang tentang pengertian, cara pelaksanaan serta manfaatnya operational excellence bagi bisnis, silahkan simak uraian ini.
Definisi Operational Excellence
Apabila Anda melihat pada susunan kata operational excellence maka arti dari susunan kata tersebut memiliki pengertian yang sangat sederhana. Yaitu setiap karyawan pada bagian operasional harus mampu memberikan layanan excellence selama proses produksi terjadi.
Tak hanya memberikan pelayanan secara excellence, namun sang karyawan juga mampu melakukan perbaikan ketika aliran nilai proses produksi ada yang rusak. Nilai operational excellence tersebut terutama sangat penting terutama pada masa resesi global seperti saat ini.
Operasional ini pun menjadi kebutuhan wajib bagi banyak perusahaan agar dapat bertahan hidup. Nah agar dapat berhasil nilai operational excellence harus menjadi sebuah budaya yang dipahami oleh semua karyawan pada semua level jabatan operasional.
Lantas apa definisi sebenarnya dari excellence operational itu? Jadi operational excellence adalah sebuah pendekatan sistematis yang berfungsi mengidentifikasi serta menghilangkan pemborosan yang terjadi selama proses operasional berlangsung.
Cara menghilangkan pemborosan tersebut adalah dengan melakukan perbaikan secara berkesinambungan atas produk yang tercipta karena adanya permintaan dari pelanggan. Perusahaan harus memahami hal ini dengan melakukan pengawasan yang menyeluruh.
Operation of Excellence Bagi Perkembangan Bisnis
Meski terkesan sederhana namun ada banyak dampaknya bagi suatu perusahaan ketika menerapkan nilai operation excellence dalam proses operasi mereka. Salah satunya adalah tercapainya efisiensi proses kerja pada perusahaan mulai dari bagian produksi hingga layanan.
Efisiensi tersebut tercapai setelah melalui proses analisis pada setiap kegiatan unit operasional. Proses analisa ini meliputi pengamatan terhadap semua pergerakan operasional yang memiliki gerakan yang tak efektif dan efisien.
Tentu saja pergerakan operasional yang tak efektif dan efisien tersebut akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Mengapa? Karena akan mengurangi waktu produksi, membuat bengkak biaya produksi serta pada akhirnya hanya akan menghambat peningkatan produksi.
Secara lebih jauh perusahaan dapat menjadikan OpEx sebagai proses terstandarisasi secara menyeluruh pada semua departemen operasi.
Yang dengan hal tersebut, maka perusahaan dapat menyajikan produk baik barang atau jasa dengan nilai sesuai harapan pelanggan. Tentu saja hal tersebut dapat terwujud karena bagian operasional mampu memaksimalkan biaya produksi.
Pada akhirnya kegiatan tersebut akan mampu membuat perusahaan bertahan pada masa yang sulit ini. OpEx dapat menjadi jalan keluar dalam mengurangi kebocoran dalam proses produksi sehingga mampu menciptakan hasil produksi yang lebih baik.
Manfaat OpEx Bagi Bisnis
Ada banyak sekali manfaat melakukan implementasi operational excellence, yaitu antara lain:
1. Terjadi Efisiensi Pada Sistem Alur Kerja
Penerapan OpEx akan mendorong karyawan untuk melakukan perbaikan pada proses yang mengalami masalah tanpa melakukan tindakan pelaporan dan menunggu instruksi. Dengan begitu maka alur pada proses kerja pun menjadi lebih efektif serta permasalahan segera teratasi.
Pada perusahaan yang telah unggul pada sistem operasionalnya, setiap karyawan pada perusahaan tersebut paham akan setiap bagiannya yang berimbas pada pelanggan. Karyawan telah mampu mengidentifikasi apakah proses operasional berjalan normal atau tidak.
Jika tidak, setidaknya karyawan pun telah paham bagaimana cara untuk memulihkan penyimpangan pada operasional tanpa menunggu datangnya bantuan dari manajemen.
2. Masalah Cepat Teratasi
Penerapan OpEx biasanya dengan menggunakan sistem digitalisasi. Perubahan ini akan mampu membuat pihak berkepentingan melihat secara gamblang terhadap keseluruhan proses. Yang pada akhirnya membuat permasalahan akan cepat teridentifikasi serta mendapat solusi.
3. Hemat biaya
Dengan adanya kesigapan untuk mendeteksi permasalahan yang ada, maka penyelesaian masalah pun dapat dilakukan secara dini. Hal ini secara tak langsung akan mampu mencegah lahirnya permasalahan yang jauh lebih besar lagi.
Sehingga pada akhirnya perusahaan akan untung karena dapat melakukan penghematan atas biaya perbaikan.
4. Proses Kerja Efektif Dan Efisien
Efek domino dari keuntungan nomer dua dan tiga di atas mengakibatkan proses kerja para karyawan jadi lebih efektif dan efisien. Tak banyak waktu yang tersita guna mengetahui masalah yang timbul dan mencari solusi melalui birokrasi yang panjang dan bertele-tele.
Penanganan masalah dapat terlaksana secara langsung tanpa alur birokrasi konvensional. Setiap karyawan juga paham akan tugasnya, sehingga permasalahan yang timbul dapat segera terselesaikan.
Cara Implementasi Operational of Excellence
Lantas bagaimanakah cara penerapan OpEx tersebut? Secara garis besar guna memastikan semua rencana penerapan operational excellence dapat berhasil, harus melalui 6 tahapan sebagai berikut:
1. Pengaturan
Tahap pertama yang harus Anda lakukan adalah melakukan pengaturan visi serta misi yang hendak perusahaan raih. Setelah itu melakukan pengaturan pada personal karyawan yang berperan sebagai agen perubahan budaya kerja yang telah terbentuk.
Jangan lupa pastikan setiap agen perubahan yang terpilih paham akan setiap tujuan penerapan OpEx serta apa tugas masing-masing.
2. Penilaian Dan Dokumentasi
Langkah berikutnya mulailah melakukan dokumentasi serta pengumpulan data yang berkaitan dengan keadaan pada saat ini di perusahaan. Selanjutnya lakukan berbagai diskusi dengan semua divisi guna mendapatkan data dan masukan realistis tentang proses kerja selama ini.
3. Identifikasi Perbaikan
Tahapan ketiga, Anda harus mencari inisiatif perbaikan atas proses produksi yang selama ini tak efektif guna penerapan perubahan menuju sistem lebih baik. Buatlah timeline sebagai tolak ukur waktu untuk penerapan hal tersebut.
4. Eksekusi
Setelah semua rencana perubahan, strategi serta solusi sudah tersusun, maka saatnya untuk mulai melaksanakan perubahan budaya kerja sesuai dengan rencana. Lakukan komunikasi gamblang dengan semua pihak yang terkait dan terlibat agar mencapai pemahaman yang sama.
Sebagai tahapan awal, perusahaan Anda dapat melakukan semacam pelatihan bagi para karyawan, sebelum semua penerapan perubahan proses mulai berjalan.
5. Evaluasi
Selama kegiatan OpEx berjalan pada semua lini perusahaan, lakukan dokumentasi serta pengumpulan feedback dari setiap unit kerja. Lakukan juga pengawasan atas kinerja dengan rutin guna memastikan target yang ada dapat tercapai.
6. Lakukan Konsolidasi
Sebagai langkah paling akhir, lakukan konsolidasi dengan semua pihak yang terlibat pada penerapan OpEx guna melihat perubahan pasca penerapan budaya baru.
Demikian uraian tentang operational excellence, semoga dapat membawa manfaat. Butuh berbagai tips menarik pada bidang bisnis logistik? Silahkan segera daftarkan perusahaan logistik Anda di Indonesialogistik.id.
