Stock Opname: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukan

Dalam dunia operasional bisnis tidak terlepas dari kegiatan rutin wajib yaitu stock opname. Aktivitas ini terbilang memerlukan effort yang sangat besar dalam pengerjaannya secara manual, karena menjadi bagian penting untuk dilakukan oleh pebisnis dalam kelangsungan bisnisnya.

Agar Anda mengetahui lebih mendalam tentang stock opname, simak penjelasan berikut.

Pengertian Stock Opname

Secara umum, pengertian stock opname adalah kegiatan untuk melakukan perhitungan persediaan atau stok produk di gudang sebelum didistribusikan yang mencakup keberlangsungan operasional.

Dengan adanya kegiatan ini, maka perusahaan mengharapkan bisa mengeluarkan biaya operasional secara efisien dan tidak melebihi batas yang seharusnya.

Selain itu, aktivitas ini juga memungkinkan untuk mencocokkan data yang ada dalam pembukuan sesuai dengan persediaan produk fisik yang tersedia.

Karena kegiatan ini berkaitan dengan perhitungan persediaan, maka kegiatan ini lumayan menyita waktu yang cukup lama. Petugas yang bertanggungjawab harus teliti dalam melakukan perhitungan dan memeriksa barang yang ada di gudang sesuai dengan data yang ada.

Penghitungan produk harus teliti agar tidak terjadinya kesalahan. Misalnya barang yang terlewat dan tidak terhitung, bahkan barang yang hilang atau rusak. Karena, perhitungan ini akan sangat berpengaruh pada stok produk yang akan didistribusikan oleh perusahaan.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, saat ini sudah tersedia sistem barcode yang dapat memudahkan perhitungan untuk dilakukan secara cepat dan efisien.

Adanya barcode scanner, maka kegiatan perhitungan stok akan terhindar dari kesalahan pencatatan, karena sudah tepat sesuai sistem.

Tujuan Melakukan Stock Opname

Tujuan utama stock opname adalah untuk mengetahui valid tidaknya catatan pembukuan perusahaan yang termasuk dalam salah satu fungsi SIP (Sistem Pengendalian Internal). Adanya aktivitas ini dapat mengetahui secara pasti mengenai catatan pembukuan dan persediaan fisik sesuai yang terdata di gudang.

Perusahaan Anda akan mengetahui secara detail setiap produk atau persediaan barang yang ada di gudang karena kegiatan ini. Setelahnya, Anda bisa mencocokkan dengan data yang terdapat di pembukuan untuk mencocokkan jumlah dan nilai pastinya.

Kegiatan ini berguna untuk mengurangi terjadinya kesalahan selisih atau ketidaksesuaian produk di gudang dengan yang ada di data catatan pembukuan. Jika terdapat selisih, maka perlu pemeriksaan lebih lanjut terhadap transaksi dan produk yang tercantum pada data.

Selain itu, kegiatan ini juga berpengaruh dalam perhitungan kas, aktiva, piutang, maupun utang. Lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa tujuan stock opname dalam operasional bisnis:

• Menunjukkan informasi yang valid dan benar atas persediaan produk.
• Sebagai instrumen perusahaan untuk pembanding persediaan pada tahun berikutnya, sehingga meminimalisir kelebihan atau kekurangan stok ke depannya.
• Sebagai kontrol dan pengawas terhadap keluar masuknya produk barang.
• Agar HPP (Harga Pokok Penjualan) didapatkan dan digunakan untuk menghitung laba dan rugi perusahaan.
• Stock opname bertujuan untuk menginformasikan kualitas dan kuantitas produk barang yang tersedia.

Manfaat dan Fungsi Stock Opname

Selain untuk mengetahui secara pasti jumlah stok barang yang tersedia pada data pembukuan dan di gudang secara valid. Berikut ini merupakan beberapa manfaat stock opname yang bisa didapatkan oleh perusahaan, yaitu:

• Berguna untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya miskalkulasi terhadap produk, baik segi kekurangan atau kelebihan.
• Dapat membantu perusahaan manufaktur untuk terus memproduksi barang dan tetap menjaga ketersediaan produk agar tidak terjadi kekosongan yang dapat merusak strategi pemasaran.
• Mengetahui persediaan barang yang digunakan sebagai bahan baku, bahan penolong, produk setengah jadi, dan produk jadi di gudang.
• Sebagai tindak lanjut secara cepat jika terjadi kekurangan barang atau hilang, sehingga tidak menimbulkan kekosongan stok produk yang vital.
• Digunakan sebagai patokan untuk menganalisis tahun-tahun sebelumnya agar mengetahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu.
• Berguna sebagai alat untuk mengetahui secara pasti lalu lintas atau arus barang yang keluar masuk secara sistematis.
• Untuk mengetahui kondisi dan kualitas produk di gudang secara pasti.

Kapan Waktunya untuk Melakukan Stock Opname

Pada dasarnya, pelaksanaan stock opname tergantung pada kebijakan setiap perusahaan, karena kebijakan masing-masing perusahaan berbeda. Namun biasanya sebuah perusahaan akan melakukan secara tahunan, kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), dan bahkan setiap bulan bahkan ada yang harian.

Proses perhitungan stock opname secara manual biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama sekitar 3-4 bulan. Biasanya perusahaan akan sekurang-kurangnya melakukan aktivitas verifikasi fisik sekali dalam setahun.

Pebisnis akan membuat kegiatan pengendalian internal agar manajemen operasional bisnis dapat berjalan baik dan sesuai rencana. Nah, berikut waktu yang optimal bagi pebisnis untuk melakukan stok opname:

A. Secara Harian

Waktu pelaksanaan kegiatan ini tergantung kebutuhan dari pebisnis. Biasanya pebisnis F&B melakukan inventory checking secara harian terhadap produk yang cycle life-nya rendah seperti makanan dan minuman.

B. Secara Periodik

Pelaksanaan stock opname juga dapat dilakukan secara periodik. Pada dasarnya, waktu yang dilakukan adalah per kuartal atau triwulan, per semester atau 6 bulan, bahkan per tahun.

Perusahaan akan menentukan periode pengecekan sesuai dengan kondisi, tingkat urgency, dan kemampuan untuk melaksanakannya.

C. Acara Event atau Peristiwa Tertentu

Perusahaan bisa saja melakukan stok ulang pada waktu tertentu sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya, apabila ada force majeure biasanya harus melakukan verifikasi stok secara cepat dan waktunya tidak menentu.

Bisa juga jika terdapat event khusus seperti HARBOLNAS, Promo Hari Raya, dan berbagai macam promo hari libur sebagainya yang dapat mengakibatkan trafik keluar masuk barang yang tinggi.

Tips Melakukan Stock Opname

Stok opname tentu memerlukan waktu yang cukup lama karena harus melewati beberapa prosedur. Adapun beberapa tahapan prosedurnya sebagai berikut.

1. Tahap Awal

Tahap awal untuk melakukan stock opname ialah menginformasikan kepada karyawan yang bertugas di gudang untuk memilah produk agar sesuai kategori.

Selain itu, arahkan petugas untuk menyiapkan tag atau stiker untuk memisahkan barang yang terhitung ketika proses pengecekan.

Terkadang karyawan gudang juga perlu diingatkan untuk memasang barcode agar memudahkan penghitungan pada sistem. Termasuk menyediakan sebuah stiker dengan tulisan “tidak dihitung” juga dapat dijadikan sebagai alternatif untuk memisahkan barang-barang yang tak perlu dihitung atau terjadi error.

2. Tahap Persiapan

Tahap persiapan menjadi langkah yang akan menentukan keberhasilan kegiatan perhitungan stok pada bisnis Anda. Proses persiapan bisa dimulai dengan briefing pembagian tugas karyawan yang bersangkutan.

Dilanjut pemberian tugas untuk menginput mutasi barang dengan keterangan waktu sampai dengan jam tutup operasional sehari sebelum melakukan stok opname.

Maka, tidak akan ada mutasi barang tambahan sejak jam operasional berakhir hingga prosedur pendataan selesai.

3. Tahap Stock Opname

Tahapan inti ini akan terdiri dari beberapa tugas. Daftar tugas untuk melakukan stok opname adalah sebagai berikut.

Memastikan semua transaksi barang terinput di sistem, kemudian dicetak dan diserahkan kepada karyawan accounting saja.

Lakukan pemeriksaan dan penghitungan stok sesuai kategorinya, dan tandai jika sudah diperiksa.

Serahkan hasil pengitungan tiap kategori barang kepada tim penginput data agar bisa melihat perbandingan stok dalam sistem dengan stok hasil opname.

Apabila terjadi selisih antara keduanya, adakan pengecekan ulang untuk memastikan kembali agar tidak terjadi kesalahan perhitungan.

4. Tahap Penyelesaian

Setelah semua tahapan telah dilaksanakan. Hasilnya diserahkan kepada bagian accounting untuk proses penyesuaian jumlah di sistem, dan dilanjutkan dengan membuat berita stok opname sebagai tanda bukti perusahaan telah melakukan kegiatan tersebut.

Sudah Paham Tentang Stock Opname?

Itulah pengertian, manfaat, dan cara melakukan stok opname. Setelah membaca informasi di atas membuat Anda lebih paham untuk melakukan pendataan produk Anda. Apabila Anda mengalami kesulitan melakukannya, Anda bisa menghubungi jasa di list perusahaan warehouse agar mempermudah operasional bisnis Anda, ya!