Pergudangan: Definisi, Jenis, Pro dan Kontra

Kegiatan pergudangan adalah kegiatan krusial dalam aktivitas industri dan perdagangan. Pergudangan atau warehousing merupakan seperangkat aktivitas yang terlibat di dalam menyimpan serta menerima barang-barang di gudang untuk selanjutnya barang disiapkan untuk didistribusikan kembali.

Mengapa Pergudangan Penting

Di dalam manajemen logistik, pergudangan atau penyimpanan memainkan peranan yang krusial selain distribusi dan transportasi. Distribusi dan pergudangan sangat terkait yang membuat beberapa perusahaan logistik memutuskan untuk menawarkan kedua jasa sekaligus. 

Aktivitas yang terlibat di dalam warehousing atau pergudangan adalah pengepakan barang, penyimpanan barang dan pengiriman barang. Pemilihan jenis pergudangan yang tepat dengan aktivitas efisien akan berdampak baik terhadap layanan pengiriman dan biaya logistik.

Pelacakan persediaan dan pengontrolan yang efektif sangat ditentukan oleh pergudangan. Apabila aktivitas pergudangan dikelola dengan efektif, maka permintaan pada perusahaan dapat dipenuhi tepat waktu. Update stok barang juga bisa dilakukan secara akurat dengan pergudangan yang baik. 

Jenis Pergudangan

Pergudangan dibedakan berdasarkan persebaran barang atau stok yang dimiliki oleh perusahaan. Agar bisnis dapat berjalan dengan lancar, bisnis haruslah memutuskan jenis pergudangan terbaik yang paling sesuai untuk menyimpan stok barang. Ada dua jenis pergudangan yang biasa digunakan perusahaan:

1. Pergudangan Terpusat

Pergudangan terpusat atau centralized warehousing adalah jenis pergudangan yang dipilih oleh perusahaan untuk mengelola serta memilih satu gudang pusat di satu lokasi untuk menyimpan seluruh stok yang tersedia. 

Perusahaan dapat mendistribusikan stok yang tersedia ke lokasi destinasi pengiriman langsung dari gudang terpusat. Gudang dengan sistem terpusat membutuhkan sistem pendataan dan persediaan terotomasi tinggi dan handal karena bertanggung jawab terhadap barang dalam jumlah besar.  

Kelebihan Pergudangan Terpusat

• Hemat Ongkos Pengiriman

Kelebihan pergudangan terpusat adalah pengiriman seluruh barang dari pemasok dikirim hanya ke satu lokasi saja karena sifatnya yang terpusat. Hal ini tentu mengurangi ongkos pengiriman dan pengeluaran perusahaan. Namun, lokasi gudang haruslah didesain dekat dengan perusahaan.

• Otomatisasi Tingkat Tinggi

Dilihat dari skala ekonomisnya, perusahaan mendapatkan manfaat untuk setiap pemesanan yang dilakukan dalam jumlah besar. Manfaat lain yang diperoleh oleh perusahaan adalah otomatisasi tingkat tinggi untuk menangani stok barang. 

• Hemat Waktu

Pergudangan terpusat membuat perusahaan dapat menghemat lebih banyak waktu karena tidak perlu mengkoordinasikan berbagai gudang yang terhubung seperti dalam pergudangan tidak terpusat.  Hal ini membuat fokus perhatian perusahaan dapat lebih dipusatkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

• Mengurangi Duplikasi Stok

Karena dioperasikan dalam satu tempat yang terpusat, kemungkinan terjadi kesalahan pendataan jumlah barang dapat diminimalisir. Hal ini juga tentunya akan mengurangi biaya administrasi yang harus dikeluarkan. 

Pada umumnya, lokasi gudang terpusat berada di tempat yang memiliki infrastruktur baik sehingga lebih mudah diakses untuk kegiatan keluar masuk barang. 

Kekurangan Pergudangan Terpusat

• Berisiko Menyebabkan Penerimaan Barang Terlambat

Mengingat model pergudangan terpusat yang menampung seluruh persediaan stok barang perusahaan dalam satu tempat, membuat jenis pergudangan satu ini tentu membutuhkan fasilitas penyimpanan yang besar. 

Mengingat ukuran fasilitas penyimpanan yang besar, hal ini akan membuat waktu tunggu dan waktu kirim meningkat. Alhasil, risiko keterlambatan penerimaan barang pun semakin besar.

• Peningkatan Biaya Upah

Kekurangan lain dari pergudangan terpusat adalah peningkatan biaya upah. Biaya upah dapat meningkat karena kebutuhan perusahaan akan staf spesialis yang menangani distribusi stok dan pengelolaan penyimpanan. 

• Fleksibilitas Pasokan yang Rendah

Perusahaan akan cenderung lebih sulit untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan khusus pada pergudangan terpusat yang menyebabkan fleksibilitas pasokan menjadi lebih rendah.

• Rute Transportasi Lebih Mahal

Untuk kekurangan satu ini sangat bergantung kepada jenis layanan yang diberikan perusahaan logistic. Jika perusahaan melayani pengiriman barang ke berbagai tujuan dengan lokasi yang berbeda-beda, maka pergudangan yang terpusat akan membuat rute transportasi yang dilalui menjadi lebih mahal dan panjang.

Hal ini mengakibatkan kemungkinan terjadinya pemborosan terutama jika perusahaan menyimpan sejumlah besar stok. 

2. Pergudangan Tidak Terpusat

Pergudangan tidak terpusat atau decentralized warehousing adalah jenis penyimpanan yang dioperasikan oleh perusahaan di beberapa lokasi gudang yang berbeda. Setiap pergudangan di satu lokasi bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengelola stok barang yang mereka miliki.

Ada beberapa faktor pertimbangan perusahaan dalam menentukan dan memilih penyimpanan tidak terpusat atau decentralized warehousing. Perusahaan akan mempertimbangkan faktor lokasi tujuan pengiriman stok barang termasuk koordinasi antar gudang.

Pada umumnya, jenis pergudangan tidak terpusat dipilih oleh perusahaan ketika perusahaan harus melayani tujuan pengiriman ke berbagai lokasi berbeda sehingga rute pengiriman dapat dipersingkat. 

Kelebihan Pergudangan Tidak Terpusat

• Mengurangi Risiko Keterlambatan

Salah satu kelebihan utama pergudangan tidak terpusat adalah dapat mengurangi risiko keterlambatan pengiriman. Hal ini karena akses dapat dilakukan lebih cepat di pergudangan tidak terpusat. 

Untuk lebih mempercepat pengiriman, perusahaan akan memilih lokasi tempat gudang dibangun berdekatan dengan lokasi tujuan pengiriman. Hal ini akan sangat mempersingkat waktu pengiriman. 

• Fleksibilitas Pengiriman Tinggi

Fleksibilitas pengiriman dari pergudangan tidak terpusat lebih tinggi karena perusahaan bisa menahan beberapa stok barang untuk mengantisipasi peningkatan pengiriman yang lebih tinggi di setiap lokasi.

• Lebih Responsif

Dengan tersebarnya pergudangan tidak terpusat di beberapa tempat, membuat perusahaan dapat lebih responsif terhadap perubahan permintaan kebutuhan barang baik di pasar lokal dan pasar yang lebih besar. Biaya transportasi pun dapat diturunkan termasuk waktu pengirimannya karena lokasi tujuan lebih dekat.

Kekurangan Pergudangan Tidak Terpusat

• Skala Ekonomi Lebih Rendah

Skala ekonomi yang terjangkau oleh pergudangan tidak terpusat akan jauh lebih rendah dibandingkan pergudangan terpusat. Hal ini disebabkan oleh jumlah inventaris yang dilayani akan jauh lebih sedikit dibandingkan gudang yang terpusat.

• Stok Minimum Menjadi Lebih Tinggi

Untuk mengantisipasi adanya fluktuasi permintaan, perusahaan haruslah menempatkan beberapa stok di setiap gudang yang ada. Hal ini pada akhirnya menyebabkan stok minimum yang dimiliki gudang menjadi lebih tinggi.

• Tingkat Otomatisasi Rendah

Dibandingkan pergudangan terpusat, pergudangan tidak terpusat mempunyai tingkat otomatisasi yang rendah. Hal ini menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan lebih banyak dana untuk mengontrol persediaan stok barang di setiap gudang. 

• Risiko Salah Alokasi

Dengan pergudangan yang tersebar akan membuat risiko disorganisasi lebih tinggi. Hal ini akan membuat risiko salah alokasi lebih besar. 

Prospek Jasa Pergudangan

Dalam kelancaran proses industri dan bisnis, kegiatan warehousing atau pergudangan memainkan peranan yang sangat penting. Apabila kegiatan pergudangan dapat berjalan dengan lancar, maka barang akan tersedia dengan lebih cepat dan mudah. 

Hal ini membuat prospek jasa pergudangan cukup cerah di masa mendatang. Apalagi di tengah geliat ekonomi hari ini.

Melihat pentingnya keberadaan pergudangan atau warehousing untuk kelancaran bisnis, tidak heran jika kini banyak perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan jasa pergudangan dari pihak kedua. Dengan pergudangan yang dijalankan secara efektif, maka kegiatan bisnis akan lebih lancar.