Mengenal Transport Management System dalam Pengiriman Ekspedisi
Transport management system adalah hal yang sangat penting dalam pengiriman ekspedisi. Karena transport management system memungkinkan sebuah perusahaan logistik mengatur, merencanakan, melaksanakan dan mengoptimalkan segala gerak dalam kegiatan logistik. Transport management system dalam perusahaan logistik berbasis cloud.
Dalam perusahaan logistik terutama pengiriman ekspedisi, biasanya ada banyak barang yang harus dikirim. Perusahaan logistik yang bekerja sama dengan beberapa bisnis belanja online juga pasti memiliki antrian yang panjang untuk barang yang harus dikirim. Perusahaan logistik dengan banyak kegiatan pengiriman ekspedisi seperti itu pasti menggunakan transport management system. Intinya transport management system memungkinkan sebuah perusahaan logistik melakukan segala aktivitas dalam pengiriman ekspedisi secara efektif dan efisien.
Pihak yang biasanya bekerja sama dengan perusahaan logistik atau menggunakan transport management system adalah:
- Perusahaan belanja online atau e-commerce
- Perusahaan manufaktur
- Produsen barang atau makanan
- Perusahaan ritel
Namun biasanya hampir semua perusahaan menggunakan transport management system untuk kemudahan di bidang logistik. Karena segala hal saat ini dituntut cepat, tepat dan efisien. Adanya transport management system bukan hanya memudahkan perusahaan terkait namun juga memudahkan staff logistik yang bekerja.
Tantangan dalam Transport Management System di Indonesia
Dengan keuntungan yang didapat dari transport management system, bukan berarti transport management system tidak memiliki kekurangan atau tantangan. Tantangan dari transport management system adalah:
1. Biaya lebih tinggi
Biaya yang dimaksud disini adalah biaya untuk merekrut lebih banyak sumber daya manusia yang akan mengerjakan beberapa hal dalam sistem seperti pengoptimalan rute dalam pengiriman ekspedisi, driver yang dibutuhkan juga akan lebih banyak. Kapasitas pengangkut di kendaraan juga tidak digunakan seluruhnya. Namun harapan setiap perusahaan pengiriman ekspedisi adalah hasil yang didapatkan bisa lebih banyak dari biaya tinggi yang dikeluarkan selama menerapkan transport management system ini.
2. Kapasitas pengangkut tidak bisa digunakan seluruhnya
Mengangkut barang – barang dalam kendaraan pengangkut juga memiliki syarat dari pihak pengirim.
Anda pasti mengetahui tidak semua barang bisa diperlakukan sama. Contohnya, jika seseorang mengirimkan boneka melalui pengiriman ekspedisi maka petugas pengirim bebas meletakkan barang boneka tersebut. Tidak ada syarat yang begitu penting karena boneka empuk dan tidak mudah rusak.
Beda halnya dengan barang – barang yang mudah pecah seperti barang pecah belah, barang elektronik dan sebagainya. Pengiriman makanan juga memiliki syarat yang harus diperhatikan.
Seorang penjual barang yang mudah pecah dan makanan tersebut pasti menginginkan letak barang di kendaraan pengangkut diatur dengan seksama yang memungkinkan barang atau makanan tidak mudah pecah dan terbalik – balik.
Oleh karena itu kapasitas pengangkut tidak pernah terisi secara full. Dengan barang – barang yang seharusnya bisa disisipkan dalam sela – sela kendaraan pengangkut, keadaan ini membuat pengiriman ekspedisi menjadi kurang hemat.
3. Manajemen Rute
Dalam pengiriman ekspedisi, pasti terdapat beberapa kendala dalam perjalanan seperti macet. Kendaraan yang berhenti lama saat macet akan menyebabkan bahan bakar lebih cepat habis. Selain itu, ada beberapa alamat yang sulit ditemukan sehingga driver kadang kesulitan menentukan rute yang efektif dan efisien dalam pengiriman barang.
4. Kemungkinan pengiriman yang terlambat
Meskipun sudah direncanakan dan berusaha dioptimalkan sedemikian rupa, namun pengiriman ekspedisi terkadang bisa terlambat atau tidak tepat waktu. Hal ini biasanya disebabkan oleh kemacetan, pengiriman barang yang sangat banyak, atau terlalu lama di jalan karena harus menemukan tujuan alamat pengiriman yang tepat. Poin ini akan berpengaruh pada penilaian pelanggan terhadap perusahaan pengiriman ekspedisi, perusahaan yang bekerjasama serta penjual atau pengirim barang, mengingat pelanggan mengharapkan ketepatan serta ingin cepat menerima barang yang dipesan.
Namun dengan tantangan atau hambatan tersebut, transport management system adalah hal yang harus tetap diterapkan dalam perusahaan. Bayangkan saja jika tidak ada sistem yang mengatur, dan semuanya harus dikerjakan secara manual. Tentunya hal tersebut akan memakan waktu yang lama dan membutuhkan lebih banyak sumber daya manusia.
Dengan menggunakan transport management system, semua perusahaan logistik lebih tepatnya dapat menghemat waktu serta tenaga. Meskipun akan ada lebih banyak biaya yang keluar untuk sumber daya manusia atau perawatan kendaraan logistik, namun hasil yang didapat juga akan lebih banyak. Tentunya setiap ada sistem yang lebih memudahkan dalam pengerjaan sesuatu, harus digunakan oleh perusahaan.
Solusi Mengatasi Tantangan menggunakan Transport Management System
Meskipun ada beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan pengiriman ekspedisi, tetapi dampak tantangan dari transport management system ini bisa diatasi oleh beberapa hal yang berasal dari ide transport management system pula, antara lain.
1. Memanfaatkan transport management system untuk otomatisasi
Transport management system adalah sistem yang digunakan agar aktivitas dalam perusahaan logistik berjalan dengan mudah, oleh karena itu transport management system juga dapat direncanakan menjadi sistem yang dapat otomatis mengalokasikan pesanan yang baru masuk serta dikategorikan menjadi barang sejenis berdasarkan alamat tujuan.
Otomatisasi ini dapat direncanakan dan dijalankan melalui perangkat lunak. Seseorang harus dapat mengoperasikan dan merencanakan sistem seperti ini agar mudah digunakan oleh pekerja yang lain.
2. Mengoptimalkan kapasitas pengangkut dengan transport management system
Meskipun banyak orang yang meminta agar barang yang dikirim tidak dibalik, dilempar atau diperlakukan dengan hal lain yang bisa menyebabkan barang rusak, tetapi dengan transport management system, perusahaan – perusahaan logistik dapat memberlakukan peraturan pengiriman barang berdasarkan berat barang atau volume barang. Dengan demikian perusahaan tidak mengalami kerugian karena kapasitas pengangkut bisa digunakan secara optimal dengan bantuan transport management system.
3. Tracking barang oleh pelanggan dengan memanfaatkan transport management system
Dengan transport management system, pelanggan bisa melacak letak barang yang dipesan. Setiap pengiriman ekspedisi pasti memiliki proses dari sejak pengirim barang meletakkan barang di perusahaan ekspedisi, perjalanan dalam pengiriman, dan ketika barang sudah sampai di tangan pelanggan. Dengan tracking barang ini, pelanggan bisa dengan mudah memperkirakan kendala apa yang menyebabkan barang tidak cepat sampai sehingga penilaian pelanggan terhadap perusahaan pengiriman ekspedisi tidak berlangsung buruk. Misalnya saat tracking barang dan barang masih lama di perjalanan, maka pelanggan dapat memperkirakan adanya macet yang dialami oleh driver pengirim.
Itulah tantangan dan solusi yang bisa didapatkan dari transport management system. Ketika timbul sesuatu yang merugikan dari sistem maka anda juga bisa mengatasinya dengan sistem. Sistem ada untuk mempermudah segala aktivitas agar menjadi lebih efisien. Keuntungan sistem terutama transport management system dalam pengiriman ekspedisi ini dapat dirasakan oleh banyak pihak yang terlibat antara lain perusahaan pengiriman ekspedisi, perusahaan yang bekerja sama dengan perusahaan pengiriman ekspedisi, staf pekerja serta pengirim barang dan pelanggan penerima barang.
Dengan kemajuan teknologi maka semua ide untuk sistem harus dimanfaatkan untuk kelancaran bisnis. Dengan transport management system, semua perusahaan logistik tidak perlu lagi melakukan segala aktivitas secara manual.
