Dokumen yang Perlu Dipersiapkan Jika Ingin Melakukan Import Barang

Jika Anda ingin melakukan kegiatan ekspor dan impor, terdapat beberapa dokumen yang diperlukan. Umumnya, proses kelengkapan dokumen yang diperlukan ini cukup sulit, karena dilakukan antar negara, dan setiap negara mempunyai berbagai regulasi dan kebutuhan yang berbeda.

Baca juga: Ketahui Persyaratan dan Prosedur Impor ke Indonesia

Oleh karena itu, sangat penting untuk Anda mengetahui dan memahami dokumen impor barang apa saja yang dibutuhkan.

A. Dokumen Ekspor dan Impor

Dokumen ekspor dan impor dibagi menjadi 2 jenis, yaitu dokumen utama dan dokumen tambahan. Untuk mengetahui penjelasannya lebih rinci, simak di bawah ini.

B. Dokumen Utama

Dokumen utama merupakan dokumen yang wajib untuk dimiliki saat melakukan transaksi ekspor dan impor.

1. Invoice/Faktur

Faktur bermanfaat untuk dijadikan penagihan atau sebagai bukti transaksi. Selain itu, faktur juga berguna dalam perpajakan.
Terdapat tiga jenis faktur, di antaranya:

• Proforma Invoice
• Commercial Invoice
• Consular Invoice

2. Packing List

Packing list atau yang sering disebut sebagai dokumen surat jalan merupakan dokumen yang berisi mengenai rincian barang ekspor sesuai invoice. Fungsi dari dokumen ini yaitu agar lebih mudah untuk mengetahui isi barang di dalam kontainer apabila adanya pemeriksaan.
Pada penulisan dokumen packing list, terdapat beberapa aturan diantaranya:

• Nama dan alamat dari pengirim.
• Nama dan alamat penerima.
• Nama alamat notify party (diperlukan jika penerima kesulitan menerima barang).
• Nama barang, jumlah, serta jenis kemasan yang digunakan.
• Kubikasi, dokumen pengiriman yang legal, berat bersih dan berat kotor dari barang yang dimiliki.
• Informasi keterangan jasa ekspedisi, seperti pelabuhan muat yang dipakai, dan aspek lainnya. (Biasanya salinan dari bill of lading atau airway bill).

3. Bill of Lading

Bill of Lading merupakan dokumen yang diterbitkan oleh negara asal eksportir yang digunakan ketika shipping line. Umumnya, di dalamnya berisikan pemberitahuan mengenai kapan waktu keberangkatan pesawat atau kapal.

Fungsi dari Bill of lading adalah untuk memberikan informasi saat ingin mengambil barang di tempat tujuan. Selain itu, dokumen ini juga dibutuhkan pada proses pembuatan dokumen COO.

4. Airway Bill

Dokumen ini sama halnya dengan dokumen bill of lading, tetapi airway bill dikhususkan pengiriman barang yang menggunakan pesawat. Dokumen ini juga dapat dijadikan bukti untuk pengambilan barang di bandara.

5. Polis Asuransi

Polis asuransi dijadikan sebagai surat bukti penangguhan yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi dalam menjamin keselamatan barang yang dikirim. Hal ini sesuai dengan permintaan dari eksportir atau importir.

Dokumen polis asuransi umumnya berisikan pihak yang meminta asuransi, beragam jenis risiko yang diasuransikan, dan kepada siapa klaim akan dibayarkan.
Dengan adanya dokumen ini, maka dapat meminimalisir terjadinya kerugian di antara kedua belah pihak.

6. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)

Pemberitahuan ekspor barang atau PEB merupakan surat pemberitahuan yang dibuat oleh eksportir kepada kantor Bea dan Cukai.

Dalam mengurus PEB terdapat beberapa prosedur, di antaranya:

• Memberitahukan barang yang akan diekspor kepada kantor Bea Cukai dengan mengisi PEB.
• Daftar PEB dilakukan paling cepat 7 hari sebelum tanggal pengiriman ekspor serta paling lambat sebelum barang masuk kawasan Pabean.
• Menyiapkan Nomor Induk Perusahaan (NIPER) dan dokumen pelengkap, seperti: packing list, faktur, bukti bayar bea keluar (untuk barang ekspor yang dikenakan bea keluar), dan bukti bayar Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP), serta dokumen lain dari instansi terkait.
• Membayar lunas pajak ekspor, apabila dikenakan pajak ekspor.

PEB biasanya digunakan untuk dasar pemeriksaan sesuai dengan barang yang diekspor. Oleh karena itu, berhati-hatilah, karena apabila terjadinya kesalahan dalam pengisian PEB dapat dianggap sebagai penyimpangan secara sengaja.

7. Shipping Instruction

Shipping instruction merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada shipping company atau forwarder untuk memesan tempat atau ruang penyimpanan di dalam transportasi ketika barang dikirim. Umumnya, dokumen ini dikirim melalui surel atau e-mail.

C. Dokumen Tambahan

Dokumen tambahan biasanya dibutuhkan sesuai dengan regulasi yang berlaku di negara tujuan. Bagi beberapa produk tertentu, dokumen tambahan dibutuhkan pada regulasi di Indonesia.
Terdapat beberapa jenis dokumen tambahan untuk kegiatan ekspor impor, di antaranya:

1. Certificate of Origin (COO)

Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA) merupakan dokumen yang berisi mengenai keterangan barang ekspor berasal dari Indonesia. Surat ini dikeluarkan oleh Disperindag atau Dinas Perindustrian dan Perdagangan kabupaten/kota/provinsi.

Dokumen ini berfungsi agar importir mendapatkan keringanan bea masuk di negaranya hingga 0%. Namun, hal ini tergantung dari kebijakan produknya.

Manfaat yang didapat ini hanya dapat berlaku dengan negara yang menjalin kesepakatan kerjasama perdagangan dengan Indonesia di dalam Free Trade Agreement.

Jika Anda melakukan pembuatan dokumen secara mandiri atau manual di Disperindag, Anda dikenakan biaya sekitar Rp15.000-Rp20.000 per dokumen sebagai PNBP atau penerimaan negara bukan pajak.

2. Certificate of Analysis (COA)

Certificate of Analyst merupakan dokumen yang berisikan mengenai hasil analisis dari produk yang akan diekspor menyatakan bahwa barang terbebas dari komponen yang tidak diinginkan oleh importir.

Isi dari analisisnya ini dapat disesuaikan dengan permintaan importir. Namun, tentu isinya harus sesuai dengan standar wajib regulasi yang berlaku di negara tujuan. Biasanya, jenis dokumen ini dibutuhkan untuk produk hasil industri kimia atau pertanian.

Oleh karena itu, COA bisa diminta dari produsen yang diurus secara langsung oleh pihak eksportir dengan melalui laboratorium independen.

3. Phytosanitary Certificate

Jenis dokumen ini dibutuhkan untuk produk pertanian seperti buah segar, rempah, dan lain sebagainya. Fungsi phytosanitary certificate yaitu menjamin produk yang diekspor terbebas dari kuman, jamur, dan bakteri.

Selain digunakan untuk produk-produk pertanian, dokumen ini juga dibutuhkan pada produk-produk hewani.

4. Sertifikat Fumigasi

Sertifikat yang dikeluarkan oleh perusahaan fumigasi ini digunakan untuk menyatakan bahwa barang yang akan diekspor telah difumigasi sesuai dengan standar yang berlaku.

Proses fumigasi yang dilakukan berfungsi agar dapat menjamin barang yang akan diekspor ke negara tujuan bebas dari rayap atau hama selama proses pengiriman.

5. Sertifikat Veteriner

Sertifikat veteriner merupakan jaminan keamanan pangan pada produk ekspor pangan serta non-pangan asal hewan yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan Dan Kesehatan Hewan Kementerian Pertanian.

6. Keterangan Timbangan (Weight Note)

Sesuai dengan namanya, keterangan timbangan merupakan dokumen yang berisi mengenai rincian berat setiap kemasan barang yang sesuai pada faktur. Pada dasarnya, dokumen ini harus sama yang tertera pada L/C. Dokumen ini digunakan untuk mempersiapkan alat pengangkut pada barang saat pemeriksaan.

7. Daftar Ukuran (Measurement List)

Sesuai dengan namanya, bahwa dokumen ini berisi mengenai rincian ukuran serta takaran pada kemasan barang, seperti tebal, panjang, diameter, dan volume. Sama halnya dengan keterangan timbang, isi daftar ukuran harus sesuai yang ada di L/C. Dokumen ini bermanfaat untuk menghitung biaya pengiriman.

Selain dari dokumen di atas, terdapat pula beberapa dokumen pelengkap lainnya. Namun, dokumen tersebut dibutuhkan sesuai dengan yang bersangkutan saat melakukan proses ekspor dan impor. Oleh karena itu, Anda perlu bertanya kepada importir mengenai dokumen apa saja yang dibutuhkan sesuai dengan regulasi dan permintaan.

Siap Menjadi Importir Sukses?

Untuk menjadi seorang importir, tentu Anda harus menggunakan jasa perusahaan importir yang terpercaya. Apabila Anda sedang mencari perusahaan importir, Indonesia Logistik adalah jawaban yang tepat.

Indonesia Logistik menyediakan beberapa list perusahaan importir yang menawarkan pengurusan impor yang terjamin keamanannya. Dapatkan penawaran terbaik dari berbagai perusahaan importir dan maksimalkan profit bisnis Anda.