Sebelum mengirimkan barang (shipping) menggunakan jasa ekspedisi, kamu perlu mempersiapkan sejumlah hal untuk melancarkan prosesnya. Terutama untuk shipping bermuatan besar dengan kargo laut atau udara.
Dalam hal ini, dokumen shipping termasuk hal penting yang sebaiknya kamu urus sejak awal, apalagi jumlahnya tidak sedikit. Belum lagi data-data yang nanti dimasukkan harus valid.
Dengan mengetahui dokumen-dokumen yang diperlukan dalam shipping, kamu bakal lebih mudah memantau pengiriman barang hingga menyiapkan bukti apabila ada masalah di tengah perjalanan. Lantas apa saja dokumen yang sebaiknya diketahui dan disiapkan sebelum memulai shipping?
Shipping Instruction (SI) merupakan dokumen shipping yang disepakati Pihak Pertama dan Pihak Kedua untuk pengiriman barang. Pihak Pertama yang dimaksud adalah penjual barang (shipper) yang dapat berupa pembeli barang (buyer) maupun pihak freight forwarder (perusahaan jasa logistik).
Sementara Pihak Kedua merupakan perusahaan-perusahaan yang menyediakan armada transportasi untuk shipping, misalnya perusahaan pelayaran, penerbangan trucking, maupun perusahaan logistik yang menjadi freight forwarder.
Shipping Instruction akan diberikan pada Pihak Kedua yang nantinya menerima data beserta muatan yang tertera di dalam surat. Beberapa diantaranya yaitu nama shipper, nama penerima (consignee), lokasi muat barang dan tujuan, notify address, nama dan jenis barang, jumlah berat dan volume, tanggal pengiriman, dan commercial invoice.
Sesuai namanya, dokumen shipping ini dikeluarkan perusahaan jasa ekspedisi kepada Pihak Pertama atau penjual. Adapun data-data yang dicantumkan dalam Surat Perintah Muat adalah jenis muatan, beli muatan, nama serta telepon pengemudi yang bertugas mengangkut muatan.
Perusahaan jasa ekspedisi akan memberikan surat jalan kepada perusahaan trucking yang hendak membawa kontainer. Dokumen tersebut akan dijadikan sebagai bukti bahwa kontainer sudah
memiliki izin berangkat ke tujuan (misalnya pelabuhan) untuk proses memuat barang bawaan.
Surat Jalan Ekspedisi biasanya memuat informasi seperti jenis barang, tanda tangan dari pihak penjual atau pengirim barang, supir yang bertugas, sopir, dan petugas gudang.
Jika ada perusahaan jasa ekspedisi yang mengelola jasa trucking sendiri, maka Surat Jalan Ekspedisi yang menjadi dokumen shipping tetap harus ada, hanya saja sifatnya internal di antara departemen.
Penjual yang bertindak sebagai perusahaan dan pengirim barang mengeluarkan Surat Jalan Pabrik yang diserahkan kepada jasa ekspedisi atau trucking.
Isi dokumen ini hampir sama dengan Surat Jalan Ekspedisi, hanya saja ada perbedaan pada pihak yang menerbitkan Surat Jalan Pabrik. Jika Surat Jalan Ekspedisi dikeluarkan jasa ekspedisi, maka Surat Jalan Pabrik biasanya diterbitkan penjual atau pengirim barang.
Berikutnya ada Release Order (RO), yakni dokumen shipping yang berisi perintah pelepasan aset kontainer pada pemilik atau pembeli. Release Order biasanya berbentuk permohonan izin untuk penjemputan kontainer oleh maupun atas nama atau pihak tertentu yang berkepentingan.
Release Order, seperti dokumen-dokumen shipping lainnya, memuat sejumlah informasi penting. Antara lain barcode yang dipindai di depo untuk pemilihan kontainer, nomor resi RO, depo (tempat kontainer kosong berada), asal dan tujuan kontainer, transportasi yang mengantarkan barang dari tempat atau asal tujuan, jumlah serta tipe kontainer.
Dikenal sebagai konsonomen dalam bahasa Indonesia, Bill of Lading (B/L) merupakan surat perjanjian pengangkutan yang dibuat shipper (pengirim) dengan consignee (penerima) saat akan memakai carrier. Dokumen shipping ini memuat sejumlah informasi seperti nama pengirim, nama kapal, data muatan, tempat muat dan bongkar, cara pembayaran, rincian freight, nama consignee, jumlah B/L original, dan tanggal tanda tangan.
Bill of Lading sendiri berfungsi sebagai tanda terima barang, dokumen kepemilikan, dan kontrak perjanjian. Jenisnya pun beragam, antara lain House B/L, Through B/L, dan Combined Transport B/L.
Baca juga: Contoh Dokumen Bill of Lading untuk Pengiriman Barang
Kalau kamu menggunakan jalur udara untuk mengirimkan barang, maka ada airwaybill sebagai dokumen pengiriman barang yang wajib diurus. Data-data yang tercantum dalam dokumen ini sudah mencakup identitas pengirim dan penerima, kuantitas barang, berat barang, dan tanggal transaksi.
Airwaybill pun harus dilengkapi tanda tangan dari pihak penyedia jasa ekspedisi yang mengantar barang maupun pihak pengirim lain.
Baca juga: Pengertian hingga Contoh Air Waybill dalam Pengiriman Barang
Berikutnya ada Equipment Interchange Receipt (EIR), dokumen shipping yang diterbitkan depo pelayaran kepada perusahaan jasa ekspedisi maupun trucking. EIR dikeluarkan berdasarkan survei atau pemeriksaan atas kontainer yang membawa barang. Kemudian, depo pelayaran menyerahkan dokumen ini kepada pengangkut saat hendak memuat dan mengosong kontainer tersebut.
Equipment Interchange Receipt berisi berbagai informasi, salah satunya kerusakan yang ditemukan pada kontainer untuk memudahkan identifikasi kepada pihak yang bertanggung jawab. Dokumen ini pun terbagi menjadi dua jenis, yakni EIR pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan berisi daftar nomor peti kemas, kode kapal dan pelayaran, posisi penyimpanan, serta posisi susun.
Delivery Order (DO) merupakan dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang yang sudah dipesan berdasarkan kesepakatan bersama antara penjual (pengirim) dengan pembeli (penerima). Dokumen shipping ini nantinya diberikan kepada gudang perusahaan sebagai bukti.
Adapun tiga fungsi utama dari Delivery Order, antara lain:
Dokumen shipping terakhir yang tak boleh dilewatkan adalah Berita Acara Serah Terima (BAST). Informasi yang dimuat dalam dokumen ini dapat berupa dokumentasi barang yang sudah sampai ditangan pembeli. Adapun pihak-pihak yang menandatangani BAST adalah Pihak Pertama sebagai penjual dan Pihak Kedua sebagai pembeli.
Setelah semua proses pengiriman barang selesai, pihak yang menerima barang harus mengirimkan kembali beberapa dokumen. Di antaranya Shipping Instruction, Release Order, Surat Jalan Pabrik, Bill of Lading, hingga Equipment Interchange Receipt. Proses pengembalian kontainer pun tak jauh berbeda dengan pengiriman, sehingga tak akan merepotkan Anda yang nanti menjadi penerima.
Demikian sepuluh dokumen shipping yang sebaiknya kamu siapkan sebelum mengirim barang. Jangan sungkan bertanya kepada pihak-pihak yang terlibat kalau kamu membutuhkan informasi lebih jelas terkait prosesnya.