Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, Fungsi, dan Jenis
Dalam sistem logistik, gudang atau warehouse berperan untuk menata barang seperti bahan baku, barang setengah jadi, maupun produk utuh yang siap dipasarkan. Untuk mengatur stok barang, kamu yang bekerja sebagai karyawan atau staf gudang disarankan buat menguasai warehouse management system (WMS) atau sistem manajemen pergudangan.
Warehouse management system menjadi salah satu cara yang memudahkan karyawan saat mengatur sekaligus menemukan barang dalam waktu cepat. Untuk lebih lengkapnya, simak penjelasan seputar WMS, lengkap dengan fungsi, manfaat, dan jenisnya berikut ini.
Pengertian warehouse management system
Secara garis besar, warehouse management system adalah sebuah platform yang berfungsi memudahkan pengelolaan barang dalam gudang. Keterlibatan teknologi dalam WMS membuat proses penyimpanan lebih efektif dan efisien. Dalam praktiknya pun kamu akan menggunakan software atau aplikasi khusus yang memuat data-data manajemen pergudangan.
Keberadaan WMS dianggap penting dalam sistem logistik karena memegang peran utama dalam supply chain. Dengan begitu, kamu akan lebih mudah mengendalikan dan memantau kegiatan-kegiatan yang berlangsung di gudang seperti pengiriman, penerimaan, serta penyimpanan barang. WMS pun kadang digunakan untuk mengawasi proses pengambilan barang.
Sebagian besar software dan aplikasi WMS sudah dilengkapi fitur-fitur canggih seperti email, barcode, dan teknologi terkini untuk menunjang aktivitas pergudangan. Selain itu, WMS sudah terkomputerisasi, sehingga membuat kamu lebih praktis mengatur penerimaan secara otomatis.
Manfaat menggunakan warehouse management system
Warehouse management system adalah sistem yang tak perlu diragukan lagi manfaatnya, sebab kamu akan menerima benefit-benefit seperti:
1. Menekan pengeluaran perusahaan
Sistem digital yang ditawarkan WMS membuatmu tak perlu lagi menggunakan peralatan-peralatan manual. Secara tak langsung perusahaan tak akan mengalokasikan biaya untuk peralatan lagi, lalu dapat menggunakannya untuk kebutuhan lain yang lebih penting.
2. Lebih cepat dalam handling proses
Ketika gudang menggunakan WMS, handling proses akan lebih lancar karena peningkatan kecepatan pada lead time process. Hal ini tak terlepas dari fakta bahwa warehouse management system adalah sistem yang terkomputerisasi. Semua transaksi dan aktivitas pergudangan dapat kamu kelola dengan mudah melalui platform WMS.
3. Membuat karyawan lebih produktif
Kata siapa pemakaian teknologi di dunia kerja membuat karyawan jadi malas? Kenyataannya, karyawan akan terbantu, terutama kalau jobdesk mereka berat dan membutuhkan program atau perangkat komputer.
Dengan memperkenalkan WMS, karyawan dijamin lebih fokus mengatur barang tanpa mencemaskan risiko seperti salah hitung atau barang tertukar.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Selain karyawan, pelanggan adalah pihak lain yang bakal merasakan manfaat pemakaian WMS. Seperti yang disebutkan, sistem ini memungkinkan Anda mengatur stok barang dengan mudah, sehingga pelanggan yang membutuhkan dapat menerimanya tepat waktu.
Dengan kata lain, warehouse management system adalah alat yang membantu memenuhi kebutuhan pelanggan.
Fungsi warehouse management system untuk pergudangan
Untuk mendapatkan manfaat-manfaat di atas, sebelumnya kamu perlu mengetahui fungsi-fungsi WMS, di antaranya:
1. Mengatur Alur Antar-Kirim Barang
Alur proses barang sampai dari supplier sampai order terjadi termasuk aktivitas yang bisa kamu kelola memakai WMS. Ada sejumlah istilah populer dalam prosesnya, yakni putaway (penempatan barang di gudang), picking (mengambil barang di gudang), packing (pengemasan barang), dan shipping (pengiriman barang).
Dengan teknologi dalam WMS, kamu akan lebih mudah melakukan tahap-tahap di atas. Saat putaway, misalnya, kamu dapat mengecek arah gudang melalui peta di smartphone.
2. Merancang Layout Untuk Gudang
Warehouse management system adalah platform yang memungkinkanmu merancang layout atau tata ruang gudang, terutama kalau stok barang yang disimpan semakin banyak. Tanpa WMS, kamu akan lebih lama dan sulit menemukan rak buat meletakkan atau mengeluarkan barang. Sementara WMS bakal menunjukkan lokasi rak tersebut dalam waktu hitungan detik.
Sebagai karyawan, kamu juga leluasa merancang layout gudang yang akan mempercepat proses penempatan atau pengeluaran barang.
3. Lebih Akurat Saat Melacak Stok Barang
Fungsi lain dari WMS adalah lebih visible dalam melacak stok barang yang masuk dan keluar. Jadi wajar kalau banyak orang yang mengatakan warehouse management system adalah sistem yang sangat menolong pekerjaan mereka di gudang, apalagi kalau aktivitas sedang padat. Dengan FEFO yang terdapat dalam sistem, risiko kerugian dapat ditekan secara maksimal.
Apa itu FEFO? Singkatan dari first expired, first out, metode ini memungkinkanmu mengeluarkan dan menjual barang dengan masa kadaluarsa tercepat.
Jenis-jenis warehouse management system
Setidaknya ada empat jenis warehouse management system yang dapat kamu sesuaikan dengan kebutuhan pergudangan, yaitu:
1. Standalone WMS
WMS dengan jenis standalone biasanya dipakai secara lokal pada hardware dan jaringan bisnis. Selain harganya paling murah di antara jenis lain, standalone WMS juga tak terlalu banyak memiliki fitur dan manfaat. Kamu juga perlu mengantisipasi beberapa masalah yang dibawa sistem ini.
Meski warehouse management system adalah sistem yang efisien, pada jenis tertentu seperti standalone, proses integrasinya bisa bermasalah. Kadang, karyawan mendapati duplikasi entri atau akses yang lambat. Oleh karena itu, standalone WMS lebih cocok dipakai pebisnis kecil.
2. Enterprises Resource Planning
Enterprise Resource Planning atau ERP merupakan sistem yang menawarkan eksekusi serta skalabilitas supply chain yang solid. Caranya adalah menggabungkan sejumlah aplikasi dengan fungsi beragam, baik pada logistik, pergudangan, supply chain, akuntansi, maupun HR.
Walaupun ERP menyediakan fitur-fitur WMS, fitur yang ditujukan untuk manajemen pergudangan tidak termasuk ke dalam fungsi inti ERP. Maka dari itu, kamu sebaiknya memilih ERP yang sudah menyediakan fitur manajemen gudang sebelumnya.
3. Cloud-based WMS
Karena warehouse management system adalah sistem yang tergantung pada teknologi, bukan sesuatu yang aneh kalau platform ini sudah cloud-based. Jenis ini sering disediakan memakai software-as-a-service (SaaS) yang skalabilitas dan penerapannya yang cepat.
Selain terjangkau dari segi harga, WMS jenis cloud-based pun punya manfaat fleksibel yang mencakup skalabilitas, pemulihan bencana, dan keamanan. Kamu yang punya bisnis multi-lokasi dan sistem yang kompleks disarankan buat menggunakan jenis WMS ini.
4. Supply chain execution (SCE)
Warehouse management system adalah platform yang dianggap sebagai sub-kategori di bawah supply chain management (SCM). Artinya, software yang berkaitan dengan SCM dapat dimanfaatkan juga untuk WMS mengingat cakupannya yang lebih luas.
Ketika memakai modul supply chain sebagai WMS, kamu harus berinvestasi pada aplikasi serupa yang sudah menyediakan fitur pergudangan. Tujuannya adalah memungkinkan bisnis gudang 3PL untuk mengeksplorasi sejumlah manfaat sehubungan SCM.
Dapat disimpulkan bahwa warehouse management system adalah sistem yang bukan hanya membantu pengaturan stok barang, tetapi juga fleksibel untuk kegiatan bisnis Anda. Pasalnya, saat alur kegiatan di gudang berjalan lancar, dapat dipastikan kegiatan operasional lainnya tak akan terhambat atau berhenti. Pastikan juga kamu memakai platform WMS sesuai kebutuhan dan kemampuanmu memakainya.
